Tietosuoja­seloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten käsittelemme verkkosivuston yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeen kautta saatuja henkilötietoja.

Tietosuojaseloste

Groovehand – Creative Digital Studio

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme Groovehand-verkkosivuston (groovehand.com) kautta kerättyjä henkilötietoja ja miten huolehdimme niiden asianmukaisesta käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä

Palvelun nimi: Groovehand
Virallinen yrityksen nimi: Grooveneck
Y-tunnus: 3640189-3
Osoite: Malagankatu 3, 00220 Helsinki
Sähköposti: hello@groovehand.com

Groovehand toimii yllä mainitun yrityksen tarjoamana palvelubrändinä.

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset, tarkastuspyynnöt ja muut tietosuojaa koskevat yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen:

hello@groovehand.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
• Asiakkaan tarpeiden ja projektin laajuuden selvittäminen
• Tarjousten laatiminen ja toimittaminen
• Asiakassuhteiden hoitaminen ja palveluiden toteuttaminen
• Sopimuksiin, laskutukseen ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvien asioiden hoitaminen
• Verkkosivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan ylläpitäminen

Yhteydenottolomakkeella annettuja tietoja ei käytetä erilliseen suoramarkkinointiin ilman siihen soveltuvaa lainmukaista perustetta.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeilla voidaan kerätä seuraavia tietoja:

Pakolliset tiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Projektin kuvaus tai viesti

Vapaaehtoiset tiedot:

• Yrityksen nimi
• Puhelinnumero
• Nykyisen verkkosivuston osoite
• Kiinnostuksen kohteena olevat palvelut
• Arvioitu projektibudjetti
• Toivottu aikataulu

Lisäksi järjestelmä voi tallentaa lomakkeen lähetysajankohdan, käytetyn kielen sekä tietoturvan kannalta tarpeellisia teknisiä tietoja.

[Tarkistettava: Tallentaako lomake, WordPress, palvelin tai roskapostisuojaus IP-osoitteen ja kuinka kauan tietoa säilytetään?]

Tietoja saadaan ensisijaisesti henkilöltä itseltään hänen ottaessaan yhteyttä.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisiin perusteisiin.

Sopimusta edeltävät toimenpiteet ja sopimuksen täytäntöönpano (6 artikla 1 b): Käsittelemme tietoja tarjouspyyntöjen laatimiseksi, sopimusten valmisteluun ja sovittujen palveluiden toteuttamiseen silloin, kun kyse on rekisteröidyn omasta sopimuksesta tai hänen pyytämistään sopimusta edeltävistä toimenpiteistä.

Oikeutettu etu (6 artikla 1 f): Käsittelemme tietoja yleisiin yhteydenottoihin vastaamiseksi, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa viestimiseksi sekä palvelun tietoturvan ylläpitämiseksi. Oikeutettu etumme on asiakasviestinnän ja liiketoiminnan asianmukainen hoitaminen sekä palvelun suojaaminen.

Lakisääteinen velvoite (6 artikla 1 c): Käsittelemme ja säilytämme tietoja silloin, kun esimerkiksi kirjanpito- tai muu sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista määriteltyihin tarkoituksiin.

• Tarjouspyynnöt, joista ei synny asiakkuutta: Enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei pidempi säilytys ole perusteltua esimerkiksi oikeusvaateen vuoksi.
• Yleiset yhteydenotot: Enintään 12 kuukautta asian käsittelyn päättymisestä.
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin sopimusvelvoitteet, mahdolliset oikeusvaateet tai lainsäädäntö sitä edellyttävät.
• Kirjanpitoaineistoon sisältyvät henkilötiedot: Kirjanpitolainsäädännön mukaisten säilytysaikojen ajan.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

[Vahvistettava: 12 kuukauden poistokäytäntö tulee myös toteuttaa käytännössä WordPressissä ja sähköpostissa.]

7. Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joiden on tarpeen käsitellä tietoja tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Sivuston ja sähköpostin teknisessä toiminnassa käytetään Hostingerin palveluita.

Lisäksi tietoja voivat käsitellä mahdolliset lomakkeiden lähettämiseen, tietoturvaan, varmuuskopiointiin, kirjanpitoon tai asiakasprojektien toteutukseen osallistuvat palveluntarjoajat.

Tarvittaessa projektiin liittyviä tietoja voidaan antaa myös palvelun toteutukseen osallistuville alihankkijoille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista ja lainmukaista.

Tietoja ei myydä ulkopuolisille.

[Tarkistettava: WordPressin lomakelisäosa, sähköpostin lähetyspalvelu ja mahdolliset muut henkilötietojen käsittelijät.]

8. Tietojen siirtäminen EU tai ETA ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyssä pyritään käyttämään EU ja ETA alueella sijaitsevia palveluita.

Jos henkilötietoja siirretään EU tai ETA ulkopuolelle, siirroille varmistetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen siirtoperuste ja tarvittavat suojatoimet.

[Tarkistettava ennen julkaisua: Tapahtuuko käytössä olevien palveluntarjoajien kautta siirtoja EU tai ETA ulkopuolelle, ja mitä siirtoperustetta käytetään?]

9. Evästeet ja selaimen tallennustila

Verkkosivusto voi käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä tai vastaavia selaimen tallennustekniikoita sivuston toiminnan mahdollistamiseksi.

Palveluvalintoja ja tarjouspyynnön valmisteluun liittyviä tietoja voidaan säilyttää tilapäisesti selaimen istuntomuistissa.

[Vahvistettava: Sivustolla ei ole käytössä analytiikka- tai markkinointievästeitä eikä muita ei-välttämättömiä seurantatekniikoita.]

Jos sivustolle otetaan käyttöön suostumusta edellyttäviä analytiikka- tai markkinointiteknologioita, käyttäjältä pyydetään tarvittava suostumus ennen niiden käyttämistä.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja niiden suojaamisessa käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.

Tietojen käsittely rajataan henkilöihin, joilla on työtehtäviensä vuoksi perusteltu tarve päästä tietoihin.

Verkkosivuston ja siihen liittyvien järjestelmien suojaamisessa käytetään muun muassa käyttöoikeuksien hallintaa, asianmukaisia ohjelmistopäivityksiä ja suojattuja verkkoyhteyksiä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• Saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• Tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot
• Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• Pyytää henkilötietojesi poistamista silloin, kun poistamiselle on lainmukaiset edellytykset
• Pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
• Saada tietosi siirretyksi järjestelmästä toiseen, kun oikeuden soveltamisedellytykset täyttyvät
• Peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia, ja esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen välittömän poistamisen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen hello@groovehand.com.

Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta.

12. Automaattinen päätöksenteko

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntötietoja ei käytetä sellaiseen yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Verkkosivusto: https://tietosuoja.fi

Suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian.

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palvelumme, henkilötietojen käsittelytavat tai lainsäädännön vaatimukset muuttuvat.

Ajantasainen seloste on saatavilla Groovehandin verkkosivustolla osoitteessa groovehand.com.